Kuluaruanded: Lahendus ettevõtte kuludele

Olgem ausad: kellelegi ei meeldi kuu lõpus kviitungitega tegeleda. Alles eelmisel nädalal vaatasin, kuidas meie müügijuht üritas juulikuu töösõidu kviitungeid korda saada. Ma olen ise samas olukorras olnud – ja tegelikult ilmselt kõik, kes äris töötavad.

Arved, tasud, bensiiniarved, reisikulud – need kõik tuleb firmale esitada. Probleem on aga prinditud kviitungitega: need kipuvad kaduma. Finantsinimesed peavad seejärel taga ajama puuduvaid andmeid. Sageli on kulud juba mitu nädalat „ootel“, enne kui juht need lõpuks kinnitab – ja selleks ajaks ei mäleta enam keegi, mille eest täpselt maksti. Kokkuvõttes on see üks lõputu jant väikeste vigade ja närvilisusega; ausalt öeldes ei lähe see hoolimata erinevatest katsetest sugugi lihtsamaks.

Just see pidev peavalu ajendas meid Erplys asjale uutmoodi lähenema. Ei hakanud tegema järjekordset kõik-ühes platvormi, mis püüab teha kõike ja lõpuks ei tee midagi korralikult. Võtsime hoopis kaks konkreetset rakendust, kummaski selge fookus nendele töödele, mis päriselt kulude haldust moodustavad.

Kuidas kuluraporti kaosest pääseda?

Oled kindlasti kogenud – kliendilõuna saab peetud, kviitung rändab taskusse ja kaob. Hiljem, kui lõpuks meenub see esitada, on paber tuhmunud ja pooled detailid meelest läinud. Kes lõunal oli? Mida arutati? Täielik mõistatus.

Finantsiosakond saab vahepeal uduse foto ja lakoonilise märkuse: “Lõuna kliendiga.” Vastus järelpärimisele võib tulla päevade pärast – kui üldse. Nii kaovad olulised detailid, raisatakse aega ja närve ning aruandlus muutub piinavaks peavaluks.

Meie lahendus

Kulude haldamine pole üks ülesanne, vaid kaks eraldi vajadust.Töötaja tahab oma kulu kiiresti ja lihtsalt kirja panna. Juht ja finants aga soovivad kõike mugavalt üle vaadata – ning kas kinnitada või tagasi saata.

Töötajale: võimalikult lihtne kulude esitamine

Meie lähenemine töötaja vaatenurgast: kulude esitamine peab olema sama lihtne kui pildi tegemine. Tee kviitungist foto, äpp loeb detailid automaatselt välja, lisad lühikese kirjelduse ja valmis!

Pole mingit lõputut vormide täitmist. Pole arusaamatuid valikuid. Pole kahtlemist, kas kõik on kirjas. Olgu selleks ärireis, kontoritarbed või kliendilõuna – äpp kohandub sinu tavapärase tööloogikaga.

Juhtidele ja finantsile: selge ja kiire ülevaade

Kinnitavatele pooltele sama mugav. Kõik ootel kulud on mugavalt ühes vaates. Iga esitusega tuleb kaasa kviitung, taust ja vajadusel võimalus heaks kiita, tagasi lükata või juurde küsida — ühe klikiga. Kinnitatud kulud liiguvad otse raamatupidamisse. Mingeid käsitsi sisestamisi pole vaja.

Kogu vaade keskendub sellele, mis loeb: kes kulutas, mida, millal ja miks. Pole vaja otsida meile või hüpata erinevate lehtede vahel.

Võtame näiteks, kuidas meil eelmisel kuul see lahendus töötas. Projektijuht Sarah käis kolmepäevasel konverentsil Chicagos.

• Päev 1: Sarah maandub, võtab mobiili, klikib pildi pardakaardist. Rakendus loeb kuupäeva, lennufirma ja summa. Märge: “ClientCon 2024 konverents”. Done.
• Päev 2: Peale kliendiõhtusööki teeb samamoodi pildi tšekist, äpp salvestab informatsiooni, Sarah lisab, millega tegu. Sama hotelliga, taksoga ja hommikukohviga.
• Kontoris tagasi: Kõik kulud juba äpis olemas. Kiirelt ülevaade, kui vaja, mõni lause juurde, ja kogu reis aruandesse. Kogu asja peale kulus vähem kui kümme minutit.

Sarah’ juht Mike vaatab kulud üle hommikukohvi kõrvale. Kõik olemas, eesmärk selge, summad korrektsed. Kinnitamine – vähem kui kolm minutit.

Miks see töötab

• Automaatne andmetuvastus: Miks käsitsi märkida, mis kviitungil juba olemas? Äpp loeb kuupäevad, summad ja müüjanimed automaatselt ära.
• Kohandatavad kategooriad: Igal firmal omad vajadused. Kategooriaid saab ise luua just nii, nagu teile parasjagu vaja.
• Kinnitusringid: Juhid saavad kulud kinnitada, tagasi lükata või infot juurde küsida. Suuremate kulude korral lisakinnitused. Kõik läheb päriselulise protsessi järgi.
• Integratsioon: Kinnitatud kulud liiguvad otse raamatupidamisse — ei mingit dubleerimist ega ümber vormindamist.

Tulemused

• Kulude esitamine on 70% kiirem. Töötajatel kulub kokkuhoitud aeg olulisele.
• Kinnitused liiguvad 60% kiiremini. Kõik selgelt ja arusaadavalt vormistatud, ei mingit lõputut edasi-tagasi suhtlust.
• Täpsus paraneb. Kuna kviitung jäädvustatakse kohe, on detaile hiljem kerge kontrollida.
• Hüvitised makstakse ka kiiremini välja – töötaja saab raha kiirelt kätte, motivatsioon kasvab.

IT ja finantsidele: Need tööriistad on veebipõhised – pole vaja midagi installida. Jooksevad kenasti kokku olemasolevate süsteemidega ja turvasoovitused on paigas. Õppimine kiire ja loogiline.

Töötajatele: Tee pilt, lisa märkus ja esita. Pole enam vaja tšekke hoida või lõputult vorme täita.

Hakka koheselt kasutama

Kulud kuuluvad äri juurde, aga närvide kulutamine ei pea. Õigete tööriistadega on kuluhaldus lihtsalt üks “tehtud” ülesanne, mitte mingi tüütu orjus.

Töötajad saavad tegeleda oma põhitööga, finants saab selged andmed. Juhil on ülevaade, ilma et peaks kellegi kannul käima.

Proovi ära ja näed kohe, kui lihtsaks kogu protsess muutub. Esimesest nädalast hakkab vahe silma. Äritegevus peaks sind edasi viima, mitte tagasi hoidma.

Meie visioon

Kuluhaldus on ainult üks osa suuremast pildist. Erplys usume, et igale äriprotsessile peab olema oma parim, fookustatud lahendus. Vaja laohaldust? Selleks on oma rakendus. Müügi juhtimist? Toimib ka! Restoran või kassa? Ka olemas. Vali täpselt need, mida vajad.